آموزش کسب و کار اینترنتی

خیلی پیش می آید یک ایمیل ضروری به فردی ارسال می کنید و در حالی که نیاز به پاسخ سریع فرد دارید، جوابش هفته ها بعد آمده یا اصلا نمی آید. در پایین لیستی از علت های عدم ارسال پاسخ یا دیر ارسال آن خواهیم خواند که با دانستن این مشکلات و نکته های رایج می توانید خیلی از مشکلات را حل نمایید و هر ایمیل تان را با پاسخ همراه کنید

۱) عنوان شما انزجار برانگیز است!

یک عنوان شیک و جذاب که حتی ها کاربر های هدف تبلیغات را تحت تاثیر قرار دهد، اولین گام برای دسترسی به یک هدف مهم است. مثلا وقتی یک کار اورژانسی دارید می توانید در عنوان از عبارت “خیلی مهم، اورژانسی، یا بسیار مهم” استفاده نمایید و نیازی به درج جزئیات نیست.
همچنین می توانید از “علی، ما باید فردا این قضیه رو حل کنیم” هم استفاده نمایید. زیرا هم از نام فرد استفاده شده و هم حس کنجکاوی را در فرد ایجاد می کند.

۲) او تنها فرد مخاطب نیست

گاهی شما یک ایمیل را بر دو تا چند نفر ارسال می کنید و می خواهید تنها یک یا چند نفر از چندین نفر به آن ایمیل پاسخ بدهند، و عملا انگار پاسخ برای تمامی افراد ارسال شده است. در چنین شرایطی که فرد مشاهده می کند نامه برای چند نفر فرستاده شده و به او اهمیت داده نشده است، اهمیتی به پاسخ به ایمیل نخواهد داد.

۳) درخواست واضح نیست

همه می دانیم که ایمیل ها باید صریح و محترمانه باشند، اما وقتی ایمیل شما چند پاراگراف و طولانی باشد و در عین حال مفهوم اصلی را نرسانده باشد، فرد مخاطب حوصله و صبر مطالعه این متن را از دست می دهد. همیشه باید خلاصه و یکپارچه نوشت.

۴) پیام های خسته کننده هستند

اگر شخص مدنظر شما، ایمیل را هیجان انگیز، پرسش برانگیز و کنجاو کننده ببیند، ایمیل را باز می کند. متن را از جانب اول شخص بنویسید، از تصاویر استفاده کنید و سعی کنید جملات نه خیلی کوتاه باشند و نه خیلی بلند. شما باید فرد موردنظر را شاداب کنید حتی اگر نباشد نه این که با جملاتی خشک آن ها را بی انرژی کنید.

۵) حواستان باشد مذاکره نمی کنید!

اگر چیزی نیازی دارید، هیچ گاه زمان دقیق تعیین نکنید، همیشه حدود دقیق را بنویسید. مثلا از این ها استفاده کنید؛ هر زمان امکان دارد، در اولین فرصت، هر زمان که توانستید، این هفته، هفته آینده و … همچنین می توانید در صورت لزوم از امروز و فردا نیز استفاده کنید ولی امروز ۴ بعدازظهر اصلا مناسب نیست، مگر برای یک قرار ملاقات.

۶) همیشه جایگزین تعریف کنید

مثلا در جمله بالا که مجبور به تعریف ۴ بعدازظهر برای یک قرار ملاقات شدید، شاید نیاز به دریافت چیز دیگری داشته باشید، بنابراین بهتر است بنویسید در صورت عدم امکان برای انجام آن در تاریخ ذکر شده، در این روز و این ساعت می توانیم پذیرای شما باشیم و …

۷) ایمیل در سطح بالایی High Priority قرار ندارد

شما عنوان ایمیل را اورژانسی نوشتید، و این یعنی از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. در سرویس های ایمیلی نظیر Microsoft Outlook و Apple Mailاین امکان وجود دارد تا اهمیت آن را High Priority نشان کنید. این قابلیت در جیمیل وجود ندارد و می تواند از یک Urgent در موضوع استفاده کنید.
شما باید از این امکان و قابلیت تنها در موارد واقعا ضروری استفاده کنید، در غیر اینصورت اهمیت بخشی کار شما میان دیگران بی اهمیت خواهد شد.

۸) آن ها را از شرایط بد با خبر کنید

مثلا بگویید در صورتی که تا یک زمان پاسخی از شما دریافت نکنم، ۱۰۰ میلیون را به حساب او واریز می کنم. در اینصورت اگر او اهمیتی به کار ندهد، سرمایه ای از دست می رود، یا این که چنین کاری باید انجام گیرد و او نیازی به ارسال پیام ندارد. در غیر اینصورت، سریعا یک پیام دریافت خواهید نمود.

۹) پرسش هایی کوتاه داشته باشید

اگر گستره پرسش شما خیلی زیاد باشد، مخاطب شما فکر می کند پاسخ هم باید زیاد باشد. در صورتی که با یک سوال مکمل می توانید از آن ها یک تعداد یا حتی یک پاسخ بله/خیر بخواهید.

۱۰) زمان ایمیل بد موقع است

اگر می دانید رئیس شما پنجشنبه ها و جمعه ها در حال استراحت است یا به کاری می پردازد، شما باید پیش یا پس از این موعد، این کار را انجام دهید. یا اگر می دانید همکاران شما در ابتدای هفته صد ها ایمیل برای مطالعه و پاسخ دادن دارند، بهتر است، هنگام ارسال از فعال بودن آن ها مطمئن شوید تا بلافاصله پیام ایشان را دریافت نمایید در غیر اینصورت ایمیل شما میان صد ها شاید هم هزاران ایمیل گم خواهد شد! یا این که در ابتدای این ایمیل ها به آن ها پیام دهید.

۱۱) زیاد پیام می فرستید

اگر در اداره یا محیط به یک فرد زیاد نویس در ایمیل شناخته شده باشید، همکاران شما اهمیت زیادی به خواندن آن نخواهند داد شاید در آخر هم خواندن آن فراموش شود.
این باور را به وجود بیاورید که هر ایمیل شما، یک ایمیل حیاتی بوده و حتی اهمیت ندادن به آن می تواند به مرگ منجر شود! یعنی اینقدر مهم باشید!پ

۱۲) تشکر نمی کنید

اگر تعداد دفعاتی که از افراد چیز هایی درخواست می کنید زیاد باشد، و همچنین تشکر هم نکنید، حداقل در دنیای ایمیل این به افراد این را القا می کند تا شما را در نظر نگیرند. در عوض آن ها به افرادی که به زمان و تلاش شان بها می دهند، کمک کرده و پاسخ خواهند داد.
اگر فردی سریعا پاسخ شما را می دهد، از او تشکر کنید. همچنین اگر از کار های خود به خاطر شما می گذرند، فراموش نکنید که حتما برایشان جبران کنید یا تشکر فراوان به جای آورید.

از الان شروع کنید

اگر به هر کدام از دلایل بالا تا کنون روند پاسخگویی شما کند بوده یا هیچوقت نبوده، از هم اکنون شروع کنید و با استفاده از روند و موارد بالا مشکل خود را رفع کنید. این موارد را برای چند هفته تکرار کنید، آن وقت شما به یک حرفه ای ایمیل تبدیل می شوید.
امیدواریم از مطالعه این مطلب نیمه اختصاصی از برسام لذت برده باشید
منبع :بابرسام